寫工作日誌，可以從「做了哪件事、目前留下什麼結果、接下來需要處理什麼」開始。每天留下幾筆能看懂的紀錄，寫週報時就有資料可整理；沒有完成的工作，也能交代推進到哪裡。
如果你常在下班時只記得「今天很忙」，先用下面的三欄範本。日期放在最上方，每件事各寫一列。時長、文件位置與專案名稱等細節，需要時再加。
可直接複製的每日工作日誌範本
這份格式適合個人回顧，也可作為整理工作回報的底稿。可以貼進筆記、文件或試算表；公司有指定格式時，依公司要求填寫。
日期：
事項｜已發生的結果或進展｜需接續處理
｜ ｜
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選填：
參考文件／紀錄位置：
實際時長：
今天需要保留的提醒：「需接續處理」只要寫到足以恢復工作即可。例如「請窗口確認第二版用語」，比「繼續處理」更容易接手。若這件事有期限，把它另外放進待辦清單或行事曆；日誌裡保留一句提示，避免忘記設提醒。
時長不確定時可以留白，或標示「未記錄」。沒有計時就填 0 分鐘，容易讓後續整理的人誤以為工作沒有花時間。
工作日誌要寫到多細？先讓明天的自己看得懂
個人工作日誌記下工作實際發生的情況，包含完成的成果、已推進的部分與遇到的阻礙。Asana 的工作日誌範本也保留任務、時間與受阻原因，並建議定期回看紀錄。Asana：Work log
先找一件今天做過的事，把「動作」寫成「動作＋對象＋目前結果」。
| 原本的寫法 | 可以改成 | 回看時多知道了什麼 |
|---|---|---|
| 開會 | 與設計確認首頁修改範圍，留下待確認的文案問題 | 已有決定，還有一項未定案 |
| 寫報告 | 完成報告的資料整理，分析段落仍在撰寫 | 哪一段完成，哪一段還在進行 |
| 回信 | 回覆合作窗口的需求問題，等待對方確認交付格式 | 已做完自己的動作，後續有外部依賴 |
| 處理問題 | 重現登入失敗情況，整理步驟交給工程同事 | 今天有調查成果，問題尚未修復 |
不必重寫整份會議紀錄。若詳細內容已在公司文件裡，寫下當天的結論與文件名稱即可。下次需要查證時，能找到原始紀錄就夠了。
如果只想先記下做過的事，也可從完成清單的寫法開始。
填寫示範：完成、進展與阻礙分開說清楚
以下是虛構的個人工作日誌，用來示範填法。情境是一名內容企劃同時處理網站說明頁、活動文案與例行溝通。
日期：週三
| 事項 | 已發生的結果或進展 | 需接續處理 |
|---|---|---|
| 網站說明頁 | 完成常見問題初稿，已送交產品窗口確認；尚未定稿 | 週四確認回覆，再修改文字 |
| 活動文案 | 整理出兩個標題方向，尚未選定；缺少活動日期 | 向活動負責人確認日期 |
| 需求討論 | 已確認這次只修改說明文字，介面調整另行評估 | 將已確認範圍補到專案文件 |
| 臨時問題回覆 | 回覆客服同事的問題，附上公司文件位置 | 本項暫無後續 |
這份日誌裡，「初稿完成」與「說明頁定稿」是不同階段。寫清楚交付物與狀態，回報時就不容易把送審寫成核准、把調查寫成解決。
阻礙也要寫得具體。「對方都沒回」難以判斷影響；「缺少活動日期，因此尚未填入發布文案」能說明缺的是哪項資訊，以及哪一步受影響。若已提出確認需求，可記下提出日期，後續比較好追蹤。
當天沒有完成整件事，也可以記錄可確認的進展。例如查過哪些資料、排除哪個做法、釐清哪項需求。若無法說明依據，就先不填「完成 80%」這類數字。
怎麼把每日工作紀錄整理成週報？
週報可以依專案合併日誌，留下本週最新狀態與需要協助的地方。同一件事每天都有紀錄時，整理後通常只需要一段，避免把同一項成果重複計算。
延續上面的虛構情境，假設一週留下這些記錄：
| 日期 | 原始工作日誌 |
|---|---|
| 週一 | 蒐集網站說明頁的常見問題，整理待確認項目 |
| 週二 | 與產品窗口確認問題範圍，開始撰寫答案 |
| 週三 | 完成初稿並送審，尚未定稿 |
| 週四 | 收到回覆，修改操作說明；部分名詞仍待確認 |
| 週五 | 完成已確認內容的修訂，剩餘名詞尚未定案，因此未發布 |
整理成週報時，可以這樣寫：
專案：網站說明頁
本週成果：完成問題盤點、答案初稿與第一輪修訂。
目前狀態：部分名詞待確認，頁面尚未發布。
需要協助：請產品窗口確認未定名詞，詳細項目見公司專案文件。
下一步：取得確認後完成定稿，再依流程安排發布。寫完後，回頭檢查日期範圍與用詞。週一到週五是在推進同一頁內容，不能因為有五筆日誌，就寫成「完成五份說明頁」。尚未收到的回覆，也不能提前當作已核准。
若想在週報之外整理自己的工作節奏，可以搭配每週回顧範本，觀察哪些事情常需要等待、哪些資訊能提早準備。
哪些內容需要另外處理？
工作日誌寫得越詳細，越需要先決定保存位置。客戶姓名、未公開營收、合約條件與員工資料等內容，應依公司規範，保存在公司核准的系統。密碼等登入資訊不要寫進日誌；私人日誌可以只記一般性的工作描述。
例如「整理客戶需求並完成回覆」已足夠回想當天工作。若公司不允許把相關資訊帶到私人裝置，就連可辨識客戶的代稱、文件連結或截圖也不要放進去。
個人日誌與正式紀錄的用途也要分清楚：
- 正式工時、打卡或請款： 依公司或合約要求，使用指定系統與記錄方式。
- 專案決策與核准： 保留在團隊可存取的正式文件，讓相關人員確認。
- 個人回顧： 留下自己實際做過的事與進展，方便日後整理。
這份範本適合做個人工作底稿，不能自行取代公司的打卡、稽核或正式紀錄要求。需要繳交給主管或客戶時，先確認必要欄位、收件對象與分享範圍。
想在手機隨手記，可以怎麼用 ListoDone？
如果需求是記下個人做過的事，ListoDone 提供 iPhone、iPad 使用，系統需 iOS 17 以上。免費功能包含快速記錄、完整歷史、7 天回顧、CSV 匯出與 JSON 備份，時長可以留白。ListoDone 官方功能說明
可以把一筆紀錄寫成「完成說明頁初稿，已送審」，回顧時再整理成前面的週報格式。重要期限仍放在待辦或行事曆。ListoDone 目前沒有即時跨裝置同步，若要在多台裝置共同維護工作內容，需另選符合需求的工具。ListoDone 官方說明
依其隱私政策，紀錄保存在裝置上；匯出的 CSV／JSON 檔案沒有額外加密。工作資料是否能放入私人 App，仍以公司的規範為準，匯出後也要確認儲存位置與分享對象。ListoDone 資料與隱私
工作日誌常見問題
每天要寫幾筆才夠？
沒有固定筆數。能還原當天重要工作即可；一場討論若只有一個主要結論，寫成一筆就好，不必為了增加數量把同一件事拆開。
忘記寫，隔天可以補嗎？
可以。先對照自己有權查看的文件版本、行事曆或寄件紀錄，只補能確認的內容。不確定的時長與細節保留空白，必要時註明是事後補記。
一整天都在處理雜事，也值得記錄嗎？
可以。用「回覆需求、完成交接、整理資料」等具體描述交代做過什麼。若同類工作很多，可合併成一筆，保留必要的結果與後續事項。
今天就從一件還記得的工作開始，填入事項、結果與後續。隔天回看時，若能接著做下去，這份日誌就已經提供了有用的線索。
資料來源
- Asana：Work log template
- ListoDone：官方網站與功能說明
- ListoDone：資料與隱私
產品資訊查核日期：2026 年 10 月 15 日。